Dokumente dienen dazu, Informationen zu übertragen. Hierbei werden hauptsächlich Texte in Schriftform verwendet, gegebenenfalls ergänzt durch Bilder, Skizzen oder Diagramme. Dokumente können sich in Erscheinungsbild, Umfang und Bedeutung stark unterscheiden. Das geht von der einfachen handschriftlichen Bemerkung auf einer Haftnotiz über das nur auf einem Bildschirm sichtbare  EDV – Dokument bis zur mehrbändigen gedruckten technischen Dokumentation.

Um die Informationsübertragung einfach, schnell und sicher zu machen, sollten die Ersteller von Dokumenten gewisse Grundregeln beachten. Um Übertragungsfehler zu verhindern, d. h. um die Informationsübertragung „sicher“ zu machen, sollte auf Abkürzungen verzichtet werden.
Sprache ist hochgradig redundant. Fehlt in einem Text ein Teil, wird er beim Lesen „automatisch“ ergänzt. Rechtschreibfehler werden korrigiert und falscher Satzbau wird zurechtinterpretiert. Auch die Bedeutung weniger gebräuchliche Abkürzungen werden aus dem Zusammenhang erschlossen. All dies erfordert jedoch zusätzliche „Verarbeitungskapazität“ beim Lesenden. Einem Leser, der mit der Thematik nicht vertraut ist, bleibt möglicherweise ein Teil des Inhalts verschlossen.

Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie sehr ein Text „reduziert“ bzw. verstümmelt werden kann. Ist er aber noch einfach, schnell und sicher lesbar? Insbesondere wenn der korrekte bzw. der nur leicht veränderte Text nicht direkt darüberstehen würde?

Artikel 5

(1) Jeder hat das Recht, seine Meinung in Wort, Schrift und Bild frei zu äussern und zu verbreiten und sich aus allgemein zugänglichen Quellen ungehindert zu unterrichten. Die Pressefreiheit und die Freiheit der Berichterstattung durch Rundfunk und Film werden gewährleistet. Eine Zensur findet nicht statt. (2) Diese Rechte finden ihre Schranken in den Vorschriften der allgemeinen Gesetze, den gesetzlichen Bestimmungen zum Schutze der Jugend und in dem Recht der persönlichen Ehre. (3) Kunst und Wissenschaft, Forschung und Lehre sind frei. Die Freiheit der Lehre entbindet nicht von der Treue zur Verfassung.